Vào ngày 18/11/2022, công ty bất động sản Địa Ốc Việt (DOV) tổ chức buổi đào tạo “Quản lý thời gian” hay còn gọi là “ma trận” thời gian do anh Đỗ Ngọc Tuân – Chủ tịch DOV trực tiếp chia sẻ. Buổi đào tạo giúp cho các nhân viên có thêm kiến thức quý giá để sắp xếp lại thời gian biểu của mình. Từ đó, mỗi người sẽ có kế hoạch làm việc hiệu quả hơn.
Buổi đào tạo “quản lý thời gian” do anh Đỗ Ngọc Tuân đào tạo gồm những nội dung cơ bản sau đây:
Cả một ngày làm việc của chúng ta chỉ có 2 việc Quan trọng và Khẩn cấp:
- Cái gì quan trọng thường không khẩn cấp
- Những việc khẩn cấp thường không quan trọng.
Chúng ta cần xác định được việc nào quan trọng và khẩn cấp để sắp xếp lại:
- Khái niệm việc quan trọng: là những việc phải làm, khi hoàn thành sẽ góp phần cho chúng ta hoàn thành mục tiêu.
- Việc khẩn cấp là việc khủng hoảng, gấp rút
Công việc chúng ta hàng ngày không khác gì ma trận và phải phân loại nó:
Hiện tại chúng ta có 4 nhóm công việc hàng ngày:
- Quan trọng / không khẩn cấp 65%
- Quan trọng / khẩn cấp 20%
- Không quan trọng / khẩn cấp 10%
- Không quan trọng / không khẩn cấp 5%
– Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc theo ngày
– Bước 2: Sắp xếp vào các nhóm tương ứng
– Bước 3: Ưu tiên công việc
– Bước 4: Đánh giá kết quả
Tóm lại để đạt được mục tiêu bạn hãy tuân thủ như sau:
Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp
Với cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1 cần phải làm ngay. Gồm 3 loại việc:
Việc xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
Việc đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
Việc do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loại việc này trong P1.
Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp
Để quản lý thời gian của bản thân tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!
Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.
Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?
Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower
P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%
Như vậy, buổi đào tạo “Quản lý thời gian” do anh Đỗ Ngọc Tuân chia sẻ đã thành công tốt đẹp. Nhân dịp cuối năm, chúc anh chị em DOV quản lý quỹ thời gian hiệu quả hơn nữa để sớm đạt được mục tiêu về doanh thu do bản thân đề ra. Chúc cho mỗi thành viên DOV đều có một cái Tết Nguyên Đán thật to và ấm no.
(Như Ngọc)